Contrôleur

Le contrôleur responsable de la collecte et du traitement des données décrites est nommé dans les mentions légales.

Nous collectons et traitons des données à caractère personnel conformément à la base juridique de l'art. 6 Para. 1 S. 1 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), en particulier sur les bases suivantes :

la personne concernée a consenti au traitement de ses données personnelles pour une ou plusieurs finalités déterminées (droit de rétractation voir "Vos droits en tant que personne concernée") ;

le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire à l'exécution de mesures précontractuelles qui précèdent une relation commerciale régie par un contrat ou à l'exécution des obligations découlant d'un contrat conclu avec vous. Il peut s'agir, par exemple, du traitement de bons de commande, de livraisons ou de paiements, ou de la préparation et de la réponse à des demandes de devis émanant de particuliers, afin de déterminer l'établissement ou les conditions d'une relation contractuelle ;

le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis (par exemple, droit fiscal, droit commercial et du commerce extérieur ou droit des sanctions) ;

le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant. Les intérêts légitimes sont en particulier la conclusion ou l'exécution de contrats et d'autres relations commerciales avec nos partenaires commerciaux, fournisseurs ou parties intéressées pour lesquels vous pouvez agir en tant que représentant ou employé. En outre, les intérêts légitimes sont des fins administratives internes (par exemple, pour la comptabilité) ou pour assurer la sécurité informatique et les opérations informatiques ainsi que pour mener des enquêtes de conformité, pour garantir la sécurité des bâtiments et des systèmes ou pour faire valoir, exercer ou défendre des droits légaux (droit d'opposition voir "Vos droits en tant que personne concernée").

En ce qui concerne le traitement des données en détail :

Si nous recevons votre adresse électronique professionnelle ou privée ou votre adresse postale dans le cadre de notre relation d'affaires par le biais de conseils ou de la vente d'un produit ou d'un service, nous pouvons utiliser cette adresse à des fins de publicité directe pour nos propres produits ou services similaires, à condition que vous ne vous soyez pas opposé à ce traitement. Lors de la collecte de votre adresse et à chaque fois qu'elle est utilisée, nous vous indiquons clairement que vous pouvez vous opposer à son utilisation à tout moment sans encourir d'autres frais que les frais de transmission selon les tarifs de base.

Elle est utilisée sur la base de l'art. 6 Para. 1 S. 1 lit. f GDPR et dans l'intérêt de promouvoir la vente de nos biens ou services. Si vous ne souhaitez pas recevoir de publipostage, vous pouvez vous opposer au traitement des données à cette fin en contactant le bureau mentionné dans les mentions légales. Si nous ne sommes pas autorisés à traiter vos données sur la base de l'art. 6 Para. 1 S. 1 lit. f GDPR, nous ne le ferons que sur la base de votre consentement volontaire préalablement déclaré (droit de rétractation voir "Vos droits en tant que personne concernée").

Nous traitons les données que vous nous transmettez dans le cadre de la prise de contact via le formulaire de contact, le téléphone, le fax, l'e-mail ou le courrier postal exclusivement pour traiter votre demande.

En fonction du contenu de votre demande, la base juridique est notamment l'art. 6 Para. 1 S. 1 lit. f GDPR. Notre intérêt légitime découle de la finalité susmentionnée du traitement et de la réponse à votre demande. Si votre demande vise à la conclusion d'un contrat, la base juridique du traitement peut également être l'art. 6 Para. 1 S. 1 lit. b du RGPD.

Vos données ne seront traitées que pour répondre à votre demande. Nous effaçons vos données si elles ne sont plus nécessaires et s'il n'existe pas d'obligation légale de conservation.

Si votre contact vise à conclure un contrat avec nous ou si nous avons déjà une relation commerciale avec vous, nous ne supprimons pas immédiatement vos données, mais nous pouvons les conserver dans notre système (CRM) jusqu'à ce que les obligations contractuelles et/ou légales aient été remplies ou qu'il n'y ait plus de relation commerciale et que les délais de conservation légaux n'empêchent pas la suppression.

Nous traitons vos données personnelles ou les données personnelles des personnes de contact de votre entreprise dans le cadre du conseil et de la vente ou de l'achat de biens et de services dans le but de prendre des mesures précontractuelles et d'exécuter le contrat ainsi que dans le cadre d'une relation d'affaires continue. La base juridique est l'art. 6 Para. 1 S. 1 lit. b GDPR resp. Art. 6 Para. 1 S. 1 lit f GDPR. Nous traitons les catégories de données suivantes :

• Données de base (p. ex. nom, prénom, adresse, fonction)
• Données de contact (p. ex. numéro de téléphone/fax, adresse électronique)
• Données de communication (p. ex. journal des appels/consultations, offres)
• Données contractuelles/bancaires (par exemple, objet du contrat, historique du contrat, coordonnées bancaires).

Le traitement des données personnelles susmentionnées a pour but l'initiation, la mise en œuvre et l'exécution de la relation contractuelle respective, l'organisation et la mise en œuvre de rendez-vous de consultation contraignants ainsi que notre intérêt légitime à maintenir une relation commerciale active avec vous (pour le droit d'opposition en cas de traitement des données basé sur l'Art. 6 Para 1 S. 1 lit. f GDPR, voir "Vos droits en tant que personne concernée").

Vos données personnelles ainsi que les données personnelles des personnes de contact de votre entreprise seront supprimées dès qu'elles ne seront plus nécessaires à la réalisation de l'objectif pour lequel elles ont été collectées, c'est-à-dire lorsque le contrat sur lequel repose la commande a été exécuté et que toutes les prétentions découlant de la relation contractuelle sont prescrites ou qu'il n'y a plus de délais de conservation légaux. Dans le cas d'une relation commerciale continue, nous effacerons vos données personnelles (coordonnées de la personne de contact) s'il n'y a finalement plus d'intérêt à une relation continue et qu'un contact commercial sur une certaine période n'existe plus ou que votre partie a déclaré une objection correspondante au traitement des données, au plus tard toutefois après 10 ans.

Pour organiser des réunions et des événements en ligne ou des entretiens d'embauche par téléphone/vidéoconférence (ci-après : "réunions en ligne"), nous utilisons l'outil "Teams" du fournisseur américain Microsoft Corporation. Pour les retransmissions en direct d'événements spéciaux, la plateforme des fournisseurs américains Vimeo.com, Inc. ou Zoom Video Communications, Inc. peut également être utilisée.

Le traitement de vos données s'effectue sur la base de l'art. 6 Para. 1 S. 1 lit. b GDPR, si votre participation en tant que participant externe ("invité") à la réunion en ligne est nécessaire à l'exécution d'un contrat conclu avec vous ou à la mise en œuvre de mesures précontractuelles, ou sur la base de l'Art. 6 Para. 1 S. 1 lit. f GDPR dans notre intérêt légitime à maintenir une communication indépendante du lieu, à entretenir des contacts commerciaux et à fournir les services dus. Si vous fournissez volontairement des informations sur vous-même lors de l'utilisation de l'outil ou si vous utilisez volontairement des fonctions qui ne sont pas absolument nécessaires, le traitement des données correspondantes a lieu sur la base de votre consentement révocable conformément à l'article 6, paragraphe 1, point 1, du RGPD. 6 Para. 1 S. 1 lit. a GDPR. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment avec effet pour l'avenir (pour le droit d'opposition, voir "Vos droits en tant que personne concernée"). Veuillez noter que le traitement effectué avant la révocation n'est pas affecté.

Selon le type et la portée de l'utilisation des outils, différents types de données sont collectés ou traités. Il s'agit en particulier

• des informations sur votre personne (par exemple, vos nom et prénom, votre adresse électronique, votre photo de profil)
• les métadonnées de la réunion (par exemple, la date, l'heure et la durée de la communication, l'adresse IP du participant, l'adresse MAC, les autres identifiants d'appareil (UDID), le type d'appareil, le type et la version du système d'exploitation, la version du client, le type d'appareil photo, le microphone ou le haut-parleur, le type de connexion),
• les données textuelles, audio et vidéo (par exemple, l'historique des discussions, la lecture des vidéos et des fichiers audio),
• données de connexion (par exemple, numéros de téléphone, noms de pays, heures de début et de fin, adresses IP).

Si vous participez à une réunion en ligne en tant que participant externe ("invité"), vous recevrez un lien d'accès de l'hôte (schülke) par courrier électronique ou par entrée dans le calendrier. Pour certaines réunions en ligne, une inscription préalable est également requise (voir les formulaires d'inscription). Vous pouvez participer aux réunions en ligne directement à partir du navigateur, sans installer les applications. Le service est alors fourni via le site web par le prestataire de services concerné, qui est responsable du traitement des données en tant que prestataire. Vous êtes libre d'utiliser les fonctions de chat pendant la réunion en ligne. De même, vous pouvez décider d'activer ou non votre caméra et/ou votre microphone. Si vous utilisez la fonction de chat, les entrées de texte que vous faites seront traitées afin de les afficher dans la réunion en ligne et, si nécessaire, de les enregistrer. Lorsque vous activez votre caméra ou votre microphone, les données du microphone de votre appareil et de l'éventuelle caméra vidéo de votre appareil seront traitées pendant toute la durée de la réunion.

Veuillez noter que la participation pseudonymisée n'est possible que pour les événements diffusés en direct. Pour les autres réunions en ligne, vos données personnelles sont visibles par tous les autres participants et toute information que vous ou d'autres personnes téléchargez, fournissez ou créez au cours d'une réunion en ligne sera traitée pendant la durée de la réunion et restera stockée même après la fin de la réunion en ligne. Il n'y a aucune possibilité de suppression centrale de la réunion en ligne par l'hôte. Nous vous recommandons donc, en tant que participant, de ne pas utiliser la fonction de chat si vous voulez éviter que la réunion en ligne ne soit stockée.

Dans certaines circonstances, nous pouvons enregistrer des réunions en ligne individuelles (principalement des événements) à des fins de documentation ou de publication ultérieure. Il est possible d'enregistrer à la fois la piste audio et la vue des participants à l'aide de la caméra. Vous êtes libre d'activer la caméra et le microphone. Avant le début de l'enregistrement, nous vous en informerons, ainsi que du lieu de publication prévu, le cas échéant. En continuant à participer selon les paramètres que vous avez choisis, vous déclarez par la présente votre consentement à l'enregistrement et à son utilisation ultérieure. Si vous participez sans activer la caméra et/ou le microphone, aucune de vos données personnelles (à l'exception de votre nom d'utilisateur ou de votre pseudonyme) ne sera enregistrée. Vous pouvez également poser des questions par l'intermédiaire du chat. Le contenu du chat ne fait pas partie de l'enregistrement. Si l'enregistrement est publié sur l'intranet ou l'internet, nous attirons votre attention sur le fait qu'il sera alors accessible dans le monde entier et à tout moment, qu'il pourra être trouvé à l'aide de moteurs de recherche et qu'il pourra être lié à d'autres informations. En principe, toute information placée sur Internet peut donc être copiée et redistribuée sans problème. Vous pouvez révoquer votre consentement pour l'avenir, à condition qu'il soit techniquement possible de supprimer vos données personnelles de l'enregistrement (droit de rétractation, voir "Vos droits en tant que personne concernée").

Dans le cadre du traitement de vos données, le prestataire de services externe et le sous-traitant suivants au sens de l'art. 28 GDPR nous soutient :

• Microsoft Corporation pour l'utilisation de "Teams" ; pour de plus amples informations, veuillez consulter : https://docs.microsoft.com/en-us/MicrosoftTeams/teams-privacy
• Vimeo.com, Inc. pour les retransmissions en direct d'événements ; pour plus d'informations, veuillez consulter : https://vimeo.com/privacy
  
• Zoom Video Communications, Inc. pour les retransmissions en direct d'événements ; pour de plus amples informations, veuillez consulter : https://explore.zoom.us/en/privacy

Nous participons régulièrement à des expositions, des congrès et d'autres événements en tant qu'exposant et organisateur occasionnel. Lors de la planification, de la mise en œuvre et du suivi, nous traitons des données à caractère personnel si vous entretenez déjà une relation d'affaires active avec nous ou si une telle relation est envisagée. Pour ce faire, nous traitons les données personnelles requises dans chaque cas, par exemple dans le cadre de l'inscription à l'événement, sur la base de votre participation à des concours ou à des enquêtes proposés par nous et/ou sur la base d'un contact personnel ou d'une consultation.

Si vous vous inscrivez à l'un de nos événements exclusifs, dont le nombre de participants est éventuellement limité, vos données seront traitées sur la base de l'art. 6 Para. 1 S. 1 lit. b GDPR dans le but de planifier et de réaliser l'événement et, si nécessaire, d'émettre une preuve de participation. Une approche individuelle avant ou après l'événement (par exemple dans le cadre d'un retour d'information ou d'informations sur d'autres événements similaires) est fondée sur notre intérêt légitime conformément à l'article 6, paragraphe 1, point 1 b), du RGPD. 6 Para. 1 S. 1 lit. f GDPR. Nous traitons d'autres données fournies volontairement sur la base de votre consentement conformément à l'art. 6 Para. 1 S. 1 lit a GDPR.

Dans le cas d'événements marketing librement accessibles qui sont purement informatifs et pour lesquels, par exemple, aucune preuve de participation n'est délivrée, nous traitons les données nécessaires à cet effet (noms, coordonnées) sur la base de l'article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD. 6 Para. 1 S. 1 lit. f GDPR dans l'intérêt de fournir des informations sur nos produits ou services. Nous traitons d'autres données fournies volontairement sur la base de votre consentement conformément à l'art. 6 Para. 1 S. 1 lit. a GDPR.

La base juridique pour la participation à des concours et à des enquêtes est l'art. 6 Para. 1 S. 1 lit. a GDPR. Les demandes de contact sont traitées sur la base de l'art. 6 Para. 1 S. 1 lit. f GDPR. La finalité du traitement de vos données personnelles est l'exécution et la réalisation des activités respectives ainsi que notre intérêt légitime à établir ou maintenir une relation commerciale active avec vous (vous trouverez des informations sur vos droits dans la section "Vos droits en tant que personne concernée").

À des fins de documentation ou de publication ultérieure, nous pouvons réaliser des enregistrements photo et vidéo et enregistrer des événements individuels ou des conférences. La caméra se concentre principalement sur l'orateur et non sur les participants individuels, mais la piste audio des participants individuels peut être enregistrée, à condition qu'ils apportent une contribution active. Avant le début de l'événement, nous vous informerons des enregistrements et des lieux de publication prévus, le cas échéant. Dans la mesure du possible, nous mettrons également en place des zones sans enregistrement sur le lieu de l'événement. En vous inscrivant pour participer à nos événements, vous déclarez par la présente votre consentement à l'enregistrement éventuel et à l'utilisation ultérieure. Si l'enregistrement est publié sur l'intranet ou l'internet, nous attirons votre attention sur le fait qu'il sera alors accessible dans le monde entier et à tout moment, qu'il pourra être trouvé à l'aide de moteurs de recherche et qu'il sera lié à d'autres informations. En principe, toute information placée sur Internet peut donc être copiée et redistribuée sans problème. Une révocation de votre consentement avec effet pour l'avenir est possible, à condition qu'il soit techniquement possible de supprimer vos données personnelles de l'enregistrement (droit de rétractation voir "Vos droits en tant que personne concernée").

Lorsque vous nous rendez visite à notre siège, par exemple dans le cadre d'un événement, d'une réunion de travail ou d'une prestation de services, un enregistrement est nécessaire pour assurer le bon déroulement de la visite. Nos employés sont tenus d'enregistrer les visiteurs à l'avance. Dans ce cadre, vous recevrez un e-mail à l'adresse e-mail connue que vous nous avez communiquée au préalable, qui vous permettra d'accéder au système de gestion des visiteurs afin de compléter vos données et de confirmer à l'avance les informations nécessaires (par exemple, le règlement intérieur). Vos nom et prénom ainsi que votre adresse électronique et, le cas échéant, votre numéro de plaque d'immatriculation sont des données obligatoires pour l'enregistrement des visiteurs. D'autres informations sont indiquées comme étant facultatives ou optionnelles. Lors de votre visite, vous pouvez vous enregistrer numériquement via un code QR et recevoir un badge visiteur correspondant qui légitime votre accès.

Nous traitons vos données reçues dans ce contexte sur la base de l'art. 6 Para. 1 S. 1 lit. f GDPR dans l'intérêt légitime d'effectuer de manière fiable les contrôles d'accès à nos sites et de mettre en œuvre nos obligations de garantir un traitement sécurisé des données conformément à l'Art. 32 DU RGPD. Si vous fournissez volontairement d'autres informations vous concernant lors de votre inscription, le traitement des données correspondantes sera effectué sur la base de votre consentement révocable conformément à l'art. 6 Para. 1 S. 1 lit a GDPR. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment avec effet pour l'avenir (pour le droit d'opposition, voir "Vos droits en tant que personne concernée").

En règle générale, vos données sont supprimées au plus tard quatre semaines après votre visite. Pour les visiteurs qui reviennent régulièrement, il est possible de donner son accord pour une conservation plus longue, de sorte que dans ce cas, vos données ne seront supprimées qu'après un an ou la période spécifiée dans l'accord. Si un événement survient qui exige que les données soient conservées pendant une période plus longue afin de remplir l'objectif de la gestion des visiteurs, comme un incident de protection des données ou un autre incident de sécurité, etc.

Dans le cadre de notre gestion des visiteurs, nous utilisons le système d'un prestataire de services externe (unival Group GmbH, Allemagne), qui nous soutient en tant que sous-traitant lié par des instructions conformément à l'art. 28 GDPR.

Sauf si nous vous avons déjà informé en détail de la période de conservation, nous supprimons les données à caractère personnel lorsqu'elles ne sont plus nécessaires aux fins de traitement susmentionnées, que vous avez révoqué votre consentement au traitement des données et qu'il n'existe pas d'exigences légales en matière de conservation empêchant la destruction/la suppression.

Nous transmettons vos données personnelles au sein de notre entreprise aux secteurs et aux personnes qui ont besoin de ces données pour atteindre l'objectif visé. Dans la mesure où cela s'avère nécessaire dans le cadre des objectifs susmentionnés, nous pouvons également transmettre vos données personnelles à des entreprises qui nous sont liées.

Vos données ne sont pas transmises à des tiers, c'est-à-dire en dehors du groupe schülke, ou seulement si cela est autorisé par la loi sur la protection des données, par exemple à des spécialistes/grossistes ou à des partenaires de distribution, si cela est nécessaire à l'exécution du contrat. Nous pouvons également transmettre vos données à des prestataires de services externes (notamment des prestataires de services informatiques, de marketing, de vente, de destruction de données et de documents) qui nous aident à traiter les données dans le cadre du traitement des commandes, en respectant strictement les instructions et sur la base d'un contrat de traitement des commandes. Nous veillons à ce que le traitement des données soit limité autant que possible à l'Union européenne (UE) ou à l'Espace économique européen (EEE), par exemple en sélectionnant des lieux de stockage dans des centres de données correspondants dans l'Union européenne. Si des données sont traitées ou transférées à des prestataires de services en dehors de l'UE ou de l'EEE (par exemple aux États-Unis), le transfert n'aura lieu que si la Commission européenne a confirmé un niveau approprié de protection des données pour le pays tiers, si un niveau approprié de protection des données a été convenu avec le destinataire des données (par exemple au moyen de clauses contractuelles types) et si d'autres mesures nécessaires pour garantir un niveau approprié de protection des données ont été prises ou si vous nous avez donné votre consentement conformément aux exigences de l'article 49, paragraphe 1, de la loi sur la protection des données (LPD). 49 Para. 1 S. 1 lit. a GDPR.

En tant que personne concernée, le GDPR vous accorde certains droits lors du traitement de vos données personnelles.

Droit d'accès (Art. 15 GDPR)
Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, le cas échéant, d'obtenir l'accès aux données à caractère personnel et aux informations spécifiées dans l'Art. 15 GDPR.

Droit de rectification (Art. 16 GDPR)
Vous avez le droit d'obtenir, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes et, si nécessaire, le droit de faire compléter les données à caractère personnel incomplètes.

Droit à l'effacement (Art. 17 GDPR)
Vous avez le droit d'obtenir l'effacement des données à caractère personnel vous concernant dans un délai raisonnable, si l'un des motifs énumérés à l'Art. 17 GDPR s'applique.

Droit à la limitation du traitement (Art. 18 GDPR)
Si l'une des conditions énoncées à l'Art. 18 GDPR s'applique, vous avez le droit de limiter le traitement de vos données à un simple stockage, par exemple si vous révoquez votre consentement au traitement, pendant la durée d'un éventuel examen.

Droit à la portabilité des données (article 20 du GDPR)
Dans certaines situations, énumérées à l'article 20 duGDPR, vous avez le droitd'obtenir la portabilité de vos données. 20 GDPR, vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant dans un format structuré, commun et lisible par machine ou d'exiger la transmission de ces données à un autre tiers.

Droit de retrait (Art. 7 GDPR)
Si le traitement des données a lieu sur la base de votre consentement, vous avez le droit, conformément à l'Art. 7 Para. 3 GDPR de révoquer à tout moment votre consentement à l'utilisation de vos données personnelles. Veuillez noter que la révocation ne prendra effet qu'à l'avenir. Le traitement qui a eu lieu avant la révocation n'est pas affecté.

Droit d'opposition (Art. 21 GDPR)
Si les données sont traitées conformément à l'Art. 6 Para. 1 S. 1 lit. f GDPR (traitement des données aux fins des intérêts légitimes), vous avez le droit de vous opposer au traitement à tout moment pour des raisons découlant de votre situation particulière. Nous ne traiterons alors plus les données à caractère personnel, à moins qu'il n'existe des motifs légitimes manifestement impérieux pour le traitement, qui prévalent sur les intérêts, les droits et les libertés de la personne concernée, ou que le traitement serve à faire valoir, à exercer ou à défendre des droits en justice.

Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle (article 77 du RGPD)
Conformément à l'article 77 duRGPD, vous avez le droitd'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle. 77 GDPR, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle si vous estimez que le traitement des données vous concernant enfreint les règles de protection des données. Le droit d'introduire une réclamation peut être invoqué notamment dans l'État membre de votre résidence habituelle, de votre lieu de travail ou du lieu de l'infraction présumée.

Faire valoir vos droits
Sauf indication contraire, veuillez contacter le bureau mentionné dans les mentions légales pour faire valoir vos droits en tant que personne concernée.

Pour remplir nos obligations en matière de protection des données, nous nous appuyons sur notre délégué à la protection des données, dont les coordonnées sont les suivantes :

datenschutz nord GmbH
Sechslingspforte 2
22087 Hamburg
Germany
www.dsn-group.de
schuelke[at]datenschutz-nord.de

Si vous contactez notre délégué à la protection des données, veuillez également indiquer l'organisme responsable mentionné dans les mentions légales.