Řídicí jednotka

Správce odpovědný za popsané shromažďování a zpracování údajů je uveden v otisku.

Osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme v souladu s právním základem čl. 6 odst. 1 S. 1 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), a to zejména na následujících základech:

subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden nebo více konkrétních účelů (právo na odvolání viz "Vaše práva jako subjektu údajů");

zpracování vašich osobních údajů je nezbytné k provedení předsmluvních opatření, která předcházejí smluvně upravenému obchodnímu vztahu, nebo ke splnění povinností vyplývajících ze smlouvy uzavřené s vámi. Může se jednat například o zpracování objednávek, dodávek nebo plateb nebo o přípravu a zodpovězení žádostí o cenovou nabídku od fyzických osob za účelem stanovení vzniku nebo podmínek smluvního vztahu;

zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (např. daňové, obchodní a zahraničně obchodní nebo sankční právo);

zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce nebo třetí strany, s výjimkou případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě. Oprávněnými zájmy jsou zejména uzavírání nebo plnění smluv a jiných obchodních vztahů s našimi obchodními partnery, dodavateli nebo zainteresovanými stranami, pro které můžete vystupovat jako zástupce nebo zaměstnanec. Dále jsou oprávněnými zájmy interní administrativní účely (např. pro vedení účetnictví) nebo zajištění bezpečnosti IT a provozu IT, jakož i provádění šetření shody, zajištění bezpečnosti budov a systémů nebo uplatnění, výkon nebo obrana právních nároků (právo vznést námitku viz "Vaše práva jako subjektu údajů").

Pokud jde o jakékoli podrobné zpracování údajů:

Pokud obdržíme vaši obchodní nebo soukromou e-mailovou adresu nebo poštovní adresu v souvislosti s naším obchodním vztahem prostřednictvím poradenství nebo prodeje výrobku či služby, můžeme tuto adresu použít pro přímou reklamu na naše vlastní podobné výrobky nebo služby, pokud jste proti zpracování nevznesli námitku. Při shromažďování vaší adresy a při každém jejím použití vás jasně upozorňujeme, že můžete kdykoli vznést námitku proti jejímu použití, aniž by vám vznikly jiné náklady než náklady na přenos podle základních tarifů.

Používá se na základě čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. f GDPR a v zájmu podpory prodeje našeho zboží nebo služeb. Pokud si nepřejete přímou korespondenci, můžete vznést námitku proti zpracování údajů pro tento účel, a to tak, že se obrátíte na kancelář uvedenou v tiráži. Pokud nemůžeme zpracovávat vaše údaje na základě čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. f GDPR, budeme tak činit pouze na základě vašeho předem deklarovaného dobrovolného souhlasu (právo na odvolání viz "Vaše práva jako subjektu údajů").

Vaše údaje, které nám předáte v souvislosti s navázáním kontaktu prostřednictvím kontaktního formuláře, telefonu, faxu, e-mailu nebo poštou, zpracováváme výhradně za účelem vyřízení vaší žádosti.

V závislosti na obsahu vaší žádosti je zde právním základem mimo jiné čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. f GDPR. Náš oprávněný zájem vyplývá z výše uvedeného účelu zpracování a zodpovězení vaší žádosti. Pokud je cílem vaší žádosti uzavření smlouvy, může být právním základem zpracování také čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. b GDPR.

Vaše údaje budou zpracovávány pouze za účelem zodpovězení vaší žádosti. Vaše údaje vymažeme, pokud již nejsou potřebné a pokud neexistují zákonné požadavky na jejich uchovávání.

Pokud váš kontakt směřuje k uzavření smlouvy s námi nebo pokud s vámi již máme obchodní vztah, nevymažeme vaše údaje okamžitě, ale můžeme je uchovávat v našem (CRM) systému, dokud nebudou splněny smluvní a/nebo zákonné povinnosti, resp. dokud obchodní vztah již nebude existovat a zákonné lhůty pro uchovávání údajů nebudou bránit vymazání.

Vaše osobní údaje, resp. osobní údaje kontaktních osob vaší společnosti zpracováváme v rámci poradenství a prodeje, resp. nákupu zboží a služeb za účelem provedení předsmluvních opatření a plnění smlouvy, jakož i za účelem trvalého obchodního vztahu. Právním základem je čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. b GDPR resp. čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. f GDPR. Zpracováváme následující kategorie údajů:

• Kmenové údaje (např. příjmení, jméno, adresa, pozice).
• Kontaktní údaje (např. telefonní/faxové číslo, e-mailová adresa).
• Komunikační údaje (např. záznamy o hovorech/konzultacích, nabídky)
• Údaje o smlouvě/bankovní údaje (např. předmět smlouvy, historie smlouvy, bankovní údaje)

Účelem zpracování výše uvedených osobních údajů je zahájení, realizace a plnění příslušného smluvního vztahu, organizace a realizace závazných konzultačních schůzek, jakož i náš oprávněný zájem na udržování aktivního obchodního vztahu s Vámi (pro právo vznést námitku v případě zpracování údajů na základě čl. 2 odst. 1 písm. a) a čl. 3 odst. 2 písm. b) GDPR). 6 odst. 1 S. 1 písm. f GDPR viz "Vaše práva jako subjektu údajů").

Vaše osobní údaje, jakož i osobní údaje kontaktních osob vaší společnosti budou vymazány, jakmile již nebudou potřebné k dosažení účelu, pro který byly shromážděny, tj. jakmile bude splněna smlouva, na jejímž základě byla objednávka učiněna, a veškeré nároky ze smluvního vztahu budou promlčeny nebo již nebudou existovat žádné zákonné lhůty pro jejich uchovávání. V případě trvalého obchodního vztahu vymažeme vaše osobní údaje (kontaktní údaje kontaktní osoby), pokud nakonec již není zájem na trvalém vztahu a obchodní kontakt po určitou dobu již neexistuje nebo vaše strana vyslovila odpovídající námitku proti zpracování údajů, nejpozději však po 10 letech.

K pořádání online schůzek a událostí nebo pracovních pohovorů prostřednictvím telefonních / videokonferencí (dále jen "online schůzky") používáme nástroj "Teams" amerického poskytovatele Microsoft Corporation. Pro speciální živé přenosy událostí lze rovněž využít platformu amerických poskytovatelů Vimeo.com, Inc. nebo Zoom Video Communications, Inc.

Zpracování vašich údajů probíhá na základě čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. b GDPR, pokud je vaše účast jako externího účastníka ("hosta") na online setkání nezbytná pro splnění smlouvy uzavřené s vámi nebo pro provedení předsmluvních opatření nebo na základě čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. f GDPR v našem oprávněném zájmu udržovat komunikaci nezávislou na místě, udržovat obchodní kontakty a poskytovat dlužné služby. Pokud při používání nástroje rovněž dobrovolně poskytnete informace o sobě nebo dobrovolně využijete funkce, které nejsou nezbytně nutné, bude související zpracování údajů probíhat na základě vašeho odvolatelného souhlasu podle čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. a GDPR. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat s účinností do budoucna (právo vznést námitku viz "Vaše práva jako subjektu údajů"). Upozorňujeme, že zpracování provedené před odvoláním souhlasu tím není dotčeno.

V závislosti na typu a rozsahu použití nástrojů jsou shromažďovány nebo zpracovávány různé typy údajů. Patří sem zejména

• Údaje o vaší osobě (např. jméno a příjmení, e-mailová adresa, profilový obrázek),
• metadata schůzky (např. datum, čas a doba trvání komunikace, IP adresa účastníka, MAC adresa, jiné identifikátory zařízení (UDID), typ zařízení, typ a verze operačního systému, verze klienta, typ kamery, mikrofonu nebo reproduktoru, typ připojení),
• textové, zvukové a obrazové údaje (např. historie chatu, přehrávání videa a zvuku),
• údaje o připojení (např. telefonní čísla, názvy zemí, časy zahájení a ukončení, IP adresy).

Pokud se účastníte online schůzky jako externí účastník ("host"), obdržíte přístupový odkaz od hostitele (schülke) e-mailem nebo záznamem v kalendáři. Pro některá online setkání je rovněž nutná předchozí registrace (viz registrační formuláře). K Online Meetings se můžete připojit přímo z prohlížeče bez nutnosti instalace aplikací. Službu pak prostřednictvím webových stránek poskytuje příslušný poskytovatel služeb, který je jako poskytovatel odpovědný za zpracování údajů. Během Online Meeting můžete volně využívat funkce chatu. Stejně tak se můžete rozhodnout, zda aktivujete kameru a/nebo mikrofon, nebo je necháte vypnuté. Pokud použijete funkci chatu, budou vámi zadané textové vstupy zpracovány za účelem jejich zobrazení v rámci Online Meeting a případného zaznamenání. Pokud zapnete kameru nebo mikrofon, budou po dobu trvání schůzky zpracovávány údaje z mikrofonu vašeho zařízení a případné videokamery z vašeho zařízení.

Upozorňujeme, že pseudonymizovaná účast je možná pouze u živých přenosů událostí. U ostatních online setkání jsou vaše osobní údaje viditelné všem ostatním účastníkům a veškeré informace, které vy nebo ostatní nahrajete, poskytnete nebo vytvoříte během online setkání, budou zpracovávány po dobu trvání setkání a zůstanou uloženy i po jeho skončení. Neexistuje žádná možnost centrálního vymazání online schůzky hostitelem. Proto doporučujeme, abyste jako účastník nepoužívali funkci chatu, pokud chcete zabránit ukládání v rámci Online Meeting.

Za určitých okolností můžeme jednotlivá Online Setkání (především události) nahrávat za účelem dokumentace nebo následného zveřejnění. Nahrávat lze jak zvukovou stopu, tak pohled kamery na účastníky. Kameru a mikrofon můžete aktivovat libovolně. Před zahájením nahrávání vás o tom budeme informovat a případně i o zamýšleném místě zveřejnění. Pokračováním v účasti v rámci vámi zvoleného nastavení tímto vyjadřujete souhlas s nahráváním a dalším použitím. Pokud se zúčastníte bez aktivace kamery a/nebo mikrofonu, nebudou zaznamenány žádné vaše osobní údaje (kromě vašeho uživatelského jména nebo pseudonymu). Otázky pak můžete pokládat také prostřednictvím chatu. Obsah chatu není součástí záznamu. Pokud bude záznam zveřejněn na intranetu nebo internetu, rádi bychom upozornili, že pak bude celosvětově a kdykoli přístupný a lze jej najít pomocí vyhledávačů a propojit s dalšími informacemi. V zásadě tedy platí, že jakákoli informace, která je umístěna na internetu, může být bez problémů kopírována a dále šířena. Odvolání souhlasu s účinností do budoucna je možné za předpokladu, že je technicky možné vaše osobní údaje ze záznamu odstranit (právo na odvolání viz "Vaše práva jako subjektu údajů").

Při zpracování Vašich údajů je externím poskytovatelem služeb a zpracovatelem ve smyslu čl. 28 GDPR nás podporují:

• Microsoft Corporation pro využívání služby "Teams"; další informace naleznete na: https: //docs.microsoft.com/en-us/MicrosoftTeams/teams-privacy.
• Vimeo.com, Inc. pro živé přenosy událostí; další informace naleznete na: https://vimeo.com/privacy.
  
• Zoom Video Communications, Inc. pro živé přenosy událostí; další informace naleznete na: https://explore.zoom.us/en/privacy.

Pravidelně se účastníme výstav, kongresů a dalších akcí jako vystavovatelé a příležitostní organizátoři. Při plánování, realizaci a následných krocích zpracováváme osobní údaje, pokud jste s námi již v aktivním obchodním vztahu nebo pokud se takový vztah chystá. Přitom zpracováváme vaše osobní údaje, které jsou v každém případě nezbytné, např. v souvislosti s registrací na akci, na základě vaší účasti v námi nabízených soutěžích nebo průzkumech a/nebo na základě osobního kontaktu nebo konzultace.

Pokud se zaregistrujete na některou z našich exkluzivních akcí, případně akcí s omezeným počtem účastníků, budou vaše údaje zpracovávány na základě čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. b GDPR za účelem plánování a realizace akce a případného vystavení dokladu o účasti. Individuální přístup v období před akcí nebo po ní (např. v rámci zpětné vazby nebo informací o dalších podobných akcích) je založen na našem oprávněném zájmu podle čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. f GDPR. Další dobrovolně poskytnuté údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu v souladu s čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. a GDPR.

V případě volně přístupných marketingových akcí, které mají čistě informační charakter a u nichž se např. nevydává doklad o účasti, zpracováváme k tomu potřebné údaje (jména, kontaktní údaje) na základě čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. f GDPR v zájmu poskytování informací o našich produktech nebo službách. Další dobrovolně poskytnuté údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu v souladu s čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. a GDPR.

Právním základem pro účast v soutěžích a průzkumech je čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. a GDPR. Žádosti o kontakt jsou zpracovávány na základě čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. f GDPR. Účelem zpracování vašich osobních údajů je provádění a plnění příslušných činností, jakož i náš oprávněný zájem navázat nebo udržovat s vámi aktivní obchodní vztah (informace o vašich právech naleznete v části "Vaše práva jako subjektu údajů").

Pro účely dokumentace nebo následného zveřejnění můžeme vytvářet foto a video záznamy a nahrávat jednotlivé akce nebo přednášky. Pohled kamery je zaměřen především na řečníka, nikoliv na jednotlivé účastníky, přičemž lze zaznamenat zvukovou stopu jednotlivých účastníků, pokud z nich vyzařuje aktivní příspěvek. Před zahájením akce vás budeme informovat o pořízených záznamech a případných zamýšlených místech zveřejnění. Pokud to bude možné, zřídíme v místě konání akce také prostory bez možnosti nahrávání. Registrací k účasti na našich akcích vyjadřujete svůj souhlas s případným nahráváním a dalším využitím. Pokud bude záznam zveřejněn na intranetu nebo internetu, rádi bychom upozornili, že pak bude přístupný celosvětově a kdykoli a bude možné jej najít pomocí vyhledávačů a propojit s dalšími informacemi. V zásadě tedy platí, že jakákoli informace, která je umístěna na internetu, může být bez problémů kopírována a dále šířena. Odvolání souhlasu s účinností do budoucna je možné za předpokladu, že je technicky možné vaše osobní údaje ze záznamu odstranit (právo na odvolání viz "Vaše práva jako subjektu údajů").

Pokud nás navštívíte v našem sídle, např. v rámci akce, pracovního setkání nebo poskytování služeb, je pro zajištění hladkého průběhu návštěvy nutná registrace. Naši zaměstnanci jsou povinni registrovat návštěvníky předem. V jejím průběhu obdržíte na nám dříve sdělenou známou e-mailovou adresu e-mail, který vám umožní přístup do systému pro správu návštěv, abyste mohli předem doplnit své údaje a potvrdit všechny potřebné informace (např. domácí řád). Vaše jméno a příjmení, jakož i e-mailová adresa a případně poznávací značka jsou povinné údaje pro registraci návštěvníka. Další údaje jsou označeny jako dobrovolné nebo nepovinné. Během své návštěvy se pak můžete digitálně přihlásit prostřednictvím QR kódu a obdržíte příslušnou návštěvnickou kartu, která legitimuje váš vstup.

Vaše údaje získané v této souvislosti zpracováváme na základě čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. f GDPR v oprávněném zájmu spolehlivého provádění kontroly přístupu do našich provozoven a plnění našich povinností k zajištění bezpečného zpracování údajů v souladu s čl. 32 GDPR. Pokud o sobě při registraci poskytnete další dobrovolné informace, bude související zpracování údajů prováděno na základě vašeho odvolatelného souhlasu v souladu s čl. 6 odst. 1 S. 1 písm. a GDPR. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat s účinností do budoucna (právo vznést námitku viz "Vaše práva jako subjektu údajů").

Obvykle budou vaše údaje vymazány nejpozději do 4 týdnů po vaší návštěvě. U pravidelně se vracejících návštěvníků je možné udělit souhlas s delším uložením, takže v takovém případě budou vaše údaje vymazány až po uplynutí jednoho roku nebo doby uvedené v souhlasu. Pokud dojde k události, která vyžaduje delší uchování údajů za účelem splnění účelu správy návštěvníků, např. ochrana osobních údajů nebo jiný bezpečnostní incident apod. budou vaše údaje uchovány po dobu, po kterou je to nutné, a poté okamžitě vymazány.

V rámci správy návštěvníků využíváme systém externího poskytovatele služeb (unival Group GmbH, Německo), který nás podporuje jako zpracovatel vázaný pokyny podle čl. 28 GDPR.

Pokud jsme vás již podrobně neinformovali o době uchovávání, vymažeme osobní údaje, pokud již nejsou potřebné pro výše uvedené účely zpracování, pokud jste odvolali svůj souhlas se zpracováním údajů a pokud neexistují žádné zákonné požadavky na uchovávání, které by bránily jejich zničení/vymazání.

Vaše osobní údaje předáváme v rámci naší společnosti oblastem a osobám, které tyto údaje potřebují k plnění příslušného účelu. Pokud je to nezbytné v rámci výše uvedených účelů, můžeme vaše osobní údaje předávat také společnostem, které jsou s námi propojeny.

Vaše údaje nebudou předávány třetím stranám, tj. mimo skupinu schülke, nebo pouze tehdy, pokud to povoluje zákon o ochraně osobních údajů, např. specializovaným/velkoobchodním nebo distribučním partnerům, pokud je to nezbytné pro účely plnění smlouvy. Vaše údaje můžeme také předat externím poskytovatelům služeb (mj. poskytovatelům IT služeb, marketingu, prodeje, likvidace dat a dokumentů), kteří nám pomáhají se zpracováním údajů v souvislosti se zpracováním objednávek, přísně vázáni pokyny a na základě smlouvy o zpracování objednávek. Dbáme na to, aby zpracování údajů bylo pokud možno omezeno na území Evropské unie (EU) nebo Evropského hospodářského prostoru (EHP), např. výběrem úložišť v odpovídajících datových centrech v Evropské unii. V případě zpracování nebo předání údajů poskytovatelům služeb mimo EU nebo EHP (např. USA) se předání uskuteční pouze v případě, že Komise EU potvrdila odpovídající úroveň ochrany údajů pro třetí zemi, s příjemcem údajů byla dohodnuta odpovídající úroveň ochrany údajů (např. prostřednictvím standardních smluvních doložek) a byla přijata další opatření potřebná k zajištění odpovídající úrovně ochrany údajů nebo jste nám udělili souhlas v souladu s požadavky čl. 5 odst. 1 písm. a) a b) nařízení (ES) č. 101/2000. 49 odst. 1 S. 1 písm. a GDPR.

GDPR vám jako subjektu údajů přiznává určitá práva při zpracování vašich osobních údajů.

Právo na přístup (čl. 15 GDPR)
Máte právo získat potvrzení, zda jsou či nejsou zpracovávány osobní údaje, které se vás týkají, a v takovém případě získat přístup k osobním údajům a informacím uvedeným v čl. 15 GDPR. 15 GDPR.

Právo na opravu (čl. 16 GDPR)
Máte právo na to, abyste bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje, které se vás týkají, a v případě potřeby máte právo na doplnění neúplných osobních údajů.

Právo na výmaz (čl. 17 GDPR)
Máte právo na to, aby byly osobní údaje, které se vás týkají, bez zbytečného odkladu vymazány, pokud je dán některý z důvodů uvedených v čl. 17 GDPR. 17 GDPR.

Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR)
Pokud nastane některá z podmínek uvedených v čl. 18 GDPR, můžete se obrátit na soud. 18 GDPR, máte právo omezit zpracování svých údajů na pouhé uložení, např. pokud odvoláte souhlas, na zpracování, a to po dobu případného šetření.

Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR)
V určitých situacích, uvedených v čl. 20 GDPR, jemožnéúdaje přenést. 20 GDPR, máte právo získat osobní údaje, které se vás týkají, ve strukturovaném, běžném a strojově čitelném formátu nebo požadovat předání údajů jiné třetí straně.

Právo na odstoupení od smlouvy (čl. 7 GDPR)
Pokud zpracování údajů probíhá na základě vašeho souhlasu, máte podle čl. 7 GDPR právo na odstoupení od smlouvy. 7 odst. 3 GDPR kdykoli odvolat svůj souhlas s použitím vašich osobních údajů. Upozorňujeme, že odvolání nabývá účinnosti až v budoucnu. Zpracování, které proběhlo před odvoláním, není dotčeno.

Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR)
Pokud jsou údaje zpracovávány na základě čl. 21 GDPR, můžetevznéstnámitku. 6 odst. 1 S. 1 písm. f GDPR (zpracování údajů pro účely oprávněných zájmů), máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování z důvodů vyplývajících z vaší konkrétní situace. Osobní údaje pak nebudeme dále zpracovávat, pokud nebudou existovat prokazatelně závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy, právy a svobodami dotčené osoby, nebo pokud zpracování neslouží k uplatnění, výkonu nebo obhajobě právních nároků.

Právo podat stížnost u dozorového úřadu (článek 77 GDPR)
Podle čl. 77 GDPR máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, pokud se domníváte, že zpracování údajů, které se vás týkají, porušuje předpisy o ochraně osobních údajů. Právo podat stížnost lze uplatnit zejména v členském státě vašeho obvyklého bydliště, pracoviště nebo místa údajného porušení.

Uplatnění vašich práv
Pokud není výše uvedeno jinak, obraťte se s žádostí o uplatnění vašich práv jako subjektu údajů na kancelář uvedenou v tiráži.

Při plnění našich povinností v oblasti ochrany osobních údajů nám pomáhá náš pověřenec pro ochranu osobních údajů, kterého můžete kontaktovat na těchto kontaktních údajích:

datenschutz nord GmbH
Sechslingspforte 2
22087 Hamburg
Německo
www.dsn-group.de
schuelke[at]datenschutz-nord.de.

Pokud kontaktujete našeho pověřence pro ochranu osobních údajů, uveďte prosím také odpovědný orgán, který je uveden v tiráži.